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Audit ISO 9001 - definizione, tipi, responsabilitą e finalitą delle verifiche ispettive SGQ

Audit ISO 9001 - definizione, tipi,  responsabilitą e finalitą  delle verifiche ispettive SGQ La certificazione ISO 9001 viene utilizzata sia nei settori privati sia in quelli pubblici per aumentare la fiducia nei prodotti e servizi forniti dalle aziende, tra partner commerciali nelle relazioni business-to-business, nella scelta dei fornitori nelle supply chain e nella selezione dei partecipare a bandi di gara.



Definire l'audit iso 9001

Un audit ISO 9001 è un’ispezione sistematica, documentata e indipendente che ha come scopo quello di verificare la conformità ai requisiti espressi che dovrà essere non casuale ma il prodotto di una cultura dell’organizzazione che determinerà sempre lo stesso risultato. La conformità dovrà essere dimostrata tramite evidenze oggettive che si raccoglieranno per mezzo di colloqui con il personale, analisi di documenti, osservazione di come vengono svolte le attività.
 

Classificazione audit 9001

Tipi audit 9001 
Una prima classificazione degli Audit ISO 9001 può essere rappresentata sottoforma di piramide, composta da 4 livelli:
  • audit di prodotto: è la verifica che un prodotto (o un servizio) in una determinata fase sia conforme a quanto specificato nei riferimenti relativi. Esempi di questo tipo di audit sono: sui prodotti dopo una fase di collaudo/controllo, sui prodotti giacenti in magazzino, sugli ordini di acquisto, sui documenti emessi, all’arrivo dei prodotti presso i clienti, com’è stato compilato un modulo bancario o assicurativo, come è stata rifatta una camera d’albergo, ecc. Obiettivi sono quelli di giudicare l’efficacia del sistema in relazione a prodotti o semilavorati specifici, valutare la qualità del prodotto, individuare le possibilità di miglioramento

  • audit di processo: è la verifica che un determinato processo rispetti le caratteristiche indicate nella specifica del processo stesso. Es. possono essere la verifica dello stato di controllo di un processo, verifica che nel processo di finitura galvanica tutti i parametri fisico/chimici siano nei limiti previsti, verifica dello stato di taratura di uno strumento di misura, verifica dell’esatta elaborazione dei dati, ecc. Gli obiettivi sono quelli di dare un giudizio sull’efficacia di specifici processi di fabbricazione, valutare il livello di qualità dei processi e individuare possibilità di miglioramento

  • audit di programma: è la verifica che un determinato programma, mirato al raggiungimento di obiettivi qualità, sia portato a termine nei tempi e nei modi e sotto le responsabilità definiti. Es. sono la qualificazione di prodotti e fornitori, il miglioramento dei costi, le revisioni dei progetti, l’adempimento di azioni correttive, la formazione del personale, ecc.

  • audit di sistema à valuta tutti gli elementi di un sistema di gestione della qualità per ciò che riguarda la sua applicazione ed efficienza. Si giudicherà la documentazione del sistema e si cercheranno eventuali punti deboli. Gli obiettivi sono quelli di dare un giudizio sull’efficacia del sistema e di ricercare eventuali punti deboli per i quali proporre provvedimenti correttivi/preventivi e possono essere condotti internamente (a cura del Responsabile Gestione Qualità) o da un esterno (a cura di un cliente o di un ente certificatore)

La seconda classificazione invece suddivide le verifiche ispettive nei seguenti tipi:
  • verifiche orizzontali: sono le verifiche fatte reparto per reparto. Il loro scopo è quello di verificare la corretta applicazione delle procedure che competono al reparto. Il difetto è che non si esaminano le interfacce tra le diverse aree.
  • verifiche verticali: sono le verifiche di progetto. Scopo è quello di seguire l’andamento di un progetto all’interno dell’organizzazione. E’ una metodologia valida per la verifica delle interfacce tra le aree coinvolte
  • traccia avanzamento: segue un processo dall’inizio alla fine
  • a ritroso: serve per verificare la rintracciabilità delle registrazioni. Da utilizzare, ad esempio, per risalire alla causa dei problemi partendo da un reclamo di un cliente
 
Infine la terza classificazione riguarda la parte a cui spetta condurre l'audit:
  • di prima parte: sono le verifiche interne condotte da personale interno addestrato allo scopo
  • di seconda parte: sono le verifiche dei fornitori e sono condotte dai clienti sui propri fornitori con personale del cliente appositamente addestrato
  • di terza parte: sono le verifiche di certificazione e sono condotte da un organismo di certificazione indipendente ed accreditato

Quali sono le finalità perseguite?

  • far verificare ad una persona indipendente le procedure dell’area (una persona chiusa in una stanza a fumare difficilmente percepirà l’odore del fumo mentre una persona appena entrata lo noterà facilmente)
  • controllare l’aderenza di quanto esaminato alla norma di riferimento
  • controllare il rispetto delle procedure di riferimento e l’adeguatezza delle stesse al contesto dell’organizzazione
  • verificare l’efficacia e l’efficienza dei processi
  • per identificare le opportunità di miglioramento
  • per ottenere dati significativi per le decisioni che i vertici aziendali dovranno prendere in merito al futuro dell’organizzazione
  • a raggiungere gli obiettivi dell’organizzazione
  • stabilire la conformità o meno degli elementi di un Sistema di Gestione della Qualità rispetto ai requisiti specificati
  • stabilire l’efficacia del Sistema di Gestione della Qualità attuato per conseguire obiettivi di qualità specificati
  • fornire all’organizzazione verificata l’opportunità di migliorare il proprio Sistema di Gestione della Qualità
  • soddisfare prescrizioni vincolanti
  • consentire la registrazione del Sistema di Gestione della Qualità dell’organizzazione verificata in un apposito registro
  • per valutare inizialmente un fornitore in vista di un possibile rapporto contrattuale
  • per verificare che il Sistema di Gestione della Qualità del fornitore e quello proprio dell'azienda continui a soddisfare i requisiti specificati e sia realmente messo in atto
  • per valutare il Sistema di Gestione della Qualità proprio di un’organizzazione rispetto ad una norma di riferimento

Frequenza degli audit

Un audit ISO 9001 andrà condotto una o due volte all’anno per effettuare una sorveglianza periodica del sistema di gestione della qualità e comunque sempre quando si verificano questi casi:

  • modifiche sostanziali al sistema
  • per verificare l’attuazione delle azioni correttive decise e la loro efficacia

Il piano degli audit si preparerà all’inizio dell’anno e si potrà far approvare in sede di riesame del sistema. Se, nel corso dell’anno, si evidenzierà la necessità di effettuare verifiche straordinarie, queste andranno inserite nel piano che subirà un aggiornamento.

Le responsabilità in capo ai soggetti coinvolti

Valutatori

  • individuare le prescrizioni applicabili alla verifica ispettiva
  • pianificare la verifica
  • predisporre i documenti di lavoro
  • esaminare la documentazione relativa alle attività da esaminare per valutarne l’adeguatezza
  • agire con obiettività
  • raccogliere ed analizzare evidenze oggettive pertinenti e sufficienti per raggiungere conclusioni relative al sistema valutato
  • documentare le osservazioni
  • verbalizzare i risultati della verifica in modo chiaro
Committente
  • definire le necessità e lo scopo della verifica
  • definire chi dovrà condurre la verifica
  • definire l’ambito della verifica
  • ricevere il rapporto di verifica ispettiva
  • stabilire se e quali azioni successive devono essere intraprese
Valutando
  • deve conoscere gli obiettivi e l’estensione della verifica
  • deve collaborare con i valutatori al raggiungimento degli obiettivi della verifica
  • deve essere di supporto nella definizione delle azioni correttive basate sul rapporto di verifica
 
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