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TROPPO DISORDINE NEL TUO UFFICIO? SEI SOMMERSO DAI DOCUMENTI? SCOPRI COME MIGLIORARE L'ORGANIZZAZIONE DEL TUO UFFICIO!

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Lean Office: dalla fabbrica all’ufficio



Lo sai che gli sprechi negli uffici della tua azienda oscurano l’eccellenza del prodotto?
 
Molti sprechi infatti risiedono al di fuori della produzione e le attività di ufficio rappresentano generalmente una delle principali cause di INSODDISFAZIONE DEL CLIENTE.
 
Questo, per te, si traduce inevitabilmente in perdita di credibilità e quindi di guadagno.
 
Il Lean Office è un’estensione della Lean Production e applica i principi del Lean Thinking ai processi transazionali, ovvero ai processi di ufficio delle aziende manifatturiere e a quelli delle aziende di servizi (come Banche, Ospedali, Assicurazioni, Agenzie…): è un insieme di metodi e tecniche pensate proprio per rendere efficienti questi processi.
 
Quando si parla di sprechi in azienda è scontato pensare a sovrapproduzione, scarti, rimanenze.
Spesso però quelli veramente insidiosi sono i più banali, ad esempio la cattiva gestione all’interno degli uffici: disorganizzazione, disordine, scarsa pulizia.
 
Il Lean Office ti fornisce alcune tecniche per eliminare sprechi quali:
-         Difficoltà nel gestire le informazioni con i diretti interessati, siano essi clienti o fornitori: un apparato burocratico disorganizzato rende lenta e complessa anche la semplice circolazione di informazioni
-         Eccesso di passaggi e movimenti: la circolazione di informazioni può essere lenta e difficile anche a causa di una struttura troppo complessa, che richiede passaggi inutili e magari movimenti fisici delle persone, uno spreco di tempo ed energie
-         Lunghi tempi di attesa: questo è un vero e proprio ostacolo che interrompe il flusso produttivo e crea disagio, dispendio di tempo, denaro ed energie e che non porta valore aggiunto.
 
L’obiettivo dell’implementazione delle tecniche di Lean Office è quindi quello di massimizzare:
-         L’EFFICACIA nell’erogazione del servizio, che deve quindi rispondere all’esigenza del cliente
-         L’EFFICIENZA, data dal rapporto tra il numero di servizi erogati e la quantità di risorse messe a disposizione per farlo
-         La QUALITÀ, ovvero la conformità agli standard prefissati.
 
Il Lean Office in particolare è funzionale a tutti quei processi che hanno un carattere di ripetitività e standardizzazione.
 
E allora, quali strumenti sono utili all’implementazione delle tecniche di Lean Office?
 
La VALUE STREAM MAPPING, fondamentale per rivoluzionare l’ambito produzione, è utile ad individuare in modo preciso i passaggi del flusso di produzione, quindi gli sprechi da eliminare.
Per quanto riguarda gli uffici, la mappatura di tutti i processi, permette di individuare i collegamenti e i nodi critici, sui quali intervenire.
 
Ad esempio tutte quelle attività svolte contemporaneamente da diversi uffici o persone, senza una chiara distinzione di compiti, generano confusione e rendono il lavoro meno scorrevole.
Questo potrebbe essere un valido punto di partenza.
 
La Lean Office ti permette di organizzare gli uffici in modo snello e di renderli più funzionali: in un ufficio snello ognuno ha il suo ruolo e ogni ruolo ha la sua mansione definita che non si sovrappone a quella di nessun altro dipendente.
 
La Value Stream Mapping è la BASE da cui partire per la progettazione del tuo ufficio in ottica Lean.
I passi successivi, così come gli strumenti, non sono gli stessi per tutte le aziende perché, soprattutto nel caso dell’ufficio, dipendono da molte variabili.
 
In ogni caso, ti fornisco alcuni CONSIGLI di carattere generale, che potrebbero esserti utili a risolvere i problemi più comuni che sicuramente riscontri nel tuo ufficio, se ha una gestione tradizionale.
-         Studia i carichi di lavoro dei tuoi dipendenti e dimensiona correttamente lo staff
-         Specializza le risorse e bilanciale rispetto ai fabbisogni
-         Suddividi chiaramente le attività di “back” e quelle di “front”
-         Forma le risorse per conferire alla struttura un’adeguata autonomia decisionale
-         Stabilisci degli indicatori di performance e motiva i dipendenti sulla base di questi
-         Adotta un buon sistema IT, per gestire al meglio i processi di comunicazione; in questo modo potrai inserire e archiviare dati in modo veloce ed efficace, gestire rapidamente le informazioni e ridurre lo spreco di tempi e risorse legati alla stampa e alla catalogazione
-         Standardizza il processo e persegui il miglioramento continuo.
 
L’applicazione del Lean Office, soprattutto nelle aziende in Italia, è ancora una tecnica poco nota, ma può dare RISULTATI SORPRENDENTI.
 
Non significa introdurre da zero un nuovo sistema di gestione: va inteso come diverso approccio al lavoro, piuttosto che come una tecnica da applicare.
 
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