Il punto 4 della ISO 9001:2015 Contesto dell’organizzazione prevede che l’organizzazione valuti se stessa e il proprio contesto. Questo significa che bisogna definire le influenze di vari elementi e come esse si riflettono su SGQ, cultura aziendale, dimensioni dell'organizzazione, obiettivi, complessità dei prodotti, flusso delle informazioni e dei processi, mercati e campi di svolgimento dell'attività, clienti e non solo. Rappresenta anche uno strumento per individuare rischi e opportunità relativi al contesto di business
Primo, bisogna determinare quali dei nuovi requisiti sono già soddisfatti nella documentazione esistente, perché alcuni requisiti relativi al Manuale della Qualità nella ISO 9001:2008 sono ora spostati in questo nuovo punto (per maggiore informazione contatta lo studio Management Academy http://www.managementacademy.it)
Se la tua azienda ha già implementato la ISO 9001:2008, allora probabilmente il campo di applicazione dell’SGQ è già definito nel Manuale della Qualità, nonché la sequenza dei processi e le loro interazioni, sia sotto forma di testo o di diagramma di flusso. Se stai implementando la norma ex novo, allora dovrai determinare il campo di applicazione del tuo SGQ e identificare i processi e le loro interazioni (per maggiori informazioni scrivi su info@managementacademy.it).
Una volta definito il campo di applicazione dell’SGQ, assieme alle esclusioni e i processi e le loro relazioni sono individuati, devono essere eseguite le fasi seguenti:
Cosa sono i problemi interni e esterni?
Il contesto interno di un’organizzazione è l’ambiente in cui essa mira a raggiungere i suoi obiettivi. Il contesto interno può includere il suo approccio alla governance, i suoi rapporti contrattuali con i clienti e le sue parti interessate. Gli aspetti di cui è necessario tenere conto sono quelli inerenti la cultura, le convinzioni, i valori o i principi all’interno dell’organizzazione, nonché la complessità dei processi e la struttura organizzativa.
Per determinare il contesto esterno, devi prendere in considerazione i problemi derivanti dal suo ambiente sociale, tecnologico, ecologico, etico, politico, giuridico ed economico. Alcuni esempi di contesto esterno possono essere:
Sostanzialmente, tutte queste informazioni sono dentro alle teste del CEO e di altri membri della direzione, ma non sono mai stati scritti su carta; il modo migliore di raccoglierle è organizzare alcuni brainstorming. La sistematizzazione di tutte queste informazioni può essere molto preziosa dal punto di vista dell’organizzazione.
Una volta raccolte tutte queste informazioni, esse devono essere documentate; la norma è piuttosto esplicita in merito. Ma dove devono essere documentate? La prima scelta è creare un nuovo documento, e questo documento sarà qualcosa che l’organismo di certificazione richiederà al posto del Manuale della Qualità prima della verifica. La seconda scelta è includere questi nuovi requisiti nel Manuale della Qualità esistente. Ciò può essere molto pratico, dato che il Manuale della Qualità contiene alcuni dei vecchi requisiti, quindi dovrai aggiungere solo la parte relativa ai problemi interni ed esterni e alle parti interessate. Un altro vantaggio di questo approccio è che tutti conoscono già il Manuale della Qualità, quindi non ci saranno grosse variazioni nella struttura della documentazione; inoltre, i revisori della certificazione potrebbero continuare a chiederlo per abitudine
Management Academy ti affianca nel trasformare questa attività dal solito concetto "documentalo e dimenticalo" alla raccolta delle informazioni utili attraverso la definizione del contesto che possono essere di estrema importanza per identificare gli spazi per il miglioramento e non dovrebbero essere date per scontate. Conoscere il contesto della tua organizzazione e le opinioni delle tue parti interessate può aiutarti a migliorare la tua organizzazione.