Identifica il contesto dell’organizzazione nella ISO 9001:2015 insieme al Management Academy
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news del 12/04/2019

Identifica il contesto dell’organizzazione nella ISO 9001:2015 insieme al Management Academy

 
Il contesto dell’organizzazione, il un nuovo requisito della ISO 9001, stabilisce:  un’organizzazione deve prendere in considerazione  i problemi interni ed esterni che possono avere l'impatto sui suoi obiettivi strategici e sulla pianificazione dell'SGQ. Scopriamo se significa un cambiamento notevole del concetto e dell’applicazione del punto 4 visto che  i requisiti relativi al contesto dell’organizzazione spesso non sono tanto chiari. Management Academy racconta cosa richiede in effetti questo punto.

Il punto 4 della ISO 9001:2015 Contesto dell’organizzazione prevede che l’organizzazione valuti se stessa e il proprio contesto. Questo significa che bisogna definire le influenze di vari elementi e come esse si riflettono su SGQ, cultura aziendale, dimensioni dell'organizzazione, obiettivi, complessità dei prodotti, flusso delle informazioni e dei processi, mercati e campi di svolgimento dell'attività, clienti e non solo.  Rappresenta anche uno strumento per individuare rischi e opportunità relativi al contesto di business

Dov'è il punto di partenza?
 
La norma non indica il metodo per determinare il contesto dell’organizzazione, ma esistono alcune fasi e tappe intermedie logiche.

Primo, bisogna determinare quali dei nuovi requisiti sono già soddisfatti nella documentazione esistente, perché alcuni requisiti relativi al Manuale della Qualità nella ISO 9001:2008 sono ora spostati in questo nuovo punto (per maggiore informazione contatta lo studio Management Academy http://www.managementacademy.it)

Se la tua azienda ha già implementato la ISO 9001:2008, allora probabilmente il campo di applicazione dell’SGQ è già definito nel Manuale della Qualità, nonché la sequenza dei processi e le loro interazioni, sia sotto forma di testo o di diagramma di flusso. Se stai implementando la norma ex novo, allora dovrai determinare il campo di applicazione del tuo SGQ e identificare i processi e le loro interazioni (per maggiori informazioni scrivi su info@managementacademy.it).

Una volta definito il campo di applicazione dell’SGQ, assieme alle esclusioni e i processi e le loro relazioni sono individuati, devono essere eseguite le fasi seguenti:

  • identificare i problemi interi e esterni;
  • identificare le parti interni e esterni e le loro esigenze;
  • documentare il contesto dell'organizzazione;
  • monitoraggio e analisi regolare dei problemi interni e esterni; 

Cosa sono i problemi interni e esterni?

Questo requisito del punto 4 può sembrare troppo generale e c’è il rischio di definire i problemi interni ed esterni in modo eccessivamente ampio. Per soddisfare questo punto, ci si dovrebbe concentrare solo sui problemi che possono influire sulla soddisfazione del cliente e sulla fornitura di prodotti e/o servizi di qualità.

Il contesto interno di un’organizzazione è l’ambiente in cui essa mira a raggiungere i suoi obiettivi. Il contesto interno può includere il suo approccio alla governance, i suoi rapporti contrattuali con i clienti e le sue parti interessate. Gli aspetti di cui è necessario tenere conto sono quelli inerenti la cultura, le convinzioni, i valori o i principi all’interno dell’organizzazione, nonché la complessità dei processi e la struttura organizzativa.

Per determinare il contesto esterno, devi prendere in considerazione i problemi derivanti dal suo ambiente sociale, tecnologico, ecologico, etico, politico, giuridico ed economico. Alcuni esempi di contesto esterno possono essere:

 

  •  norme statali e modifiche alla legislazione vigente
  •  variazioni economiche nel mercato dell’organizzazione
  •  la concorrenza dell’organizzazione
  •  eventi che possono influire sull’immagine aziendale
  •  cambiamenti tecnologici

 

Sostanzialmente, tutte queste informazioni sono dentro alle teste del CEO e di altri membri della direzione, ma non sono mai stati scritti su carta; il modo migliore di raccoglierle è organizzare alcuni brainstorming. La sistematizzazione di tutte queste informazioni può essere molto preziosa dal punto di vista dell’organizzazione.

Identificare le parti interni e esterni e le loro esigenze.
 
Management Academy ti darà il supporto nel capire dell'opinione di chi la tua azienda debba preoccuparsi.  

Le parti interessate comprendono i clienti diretti, i clienti finali, fornitori e partner, enti normativi e altri. Gli altri possono includere persone all’interno dell’organizzazione, titolari/azionisti e anche la società. Tali parti aggiungono valore all’organizzazione o subiscono gli effetti delle attività all’interno dell’organizzazione. Identificare e soddisfare i loro bisogni è importante per implementare un sistema di gestione della qualità efficiente ed efficace. Il loro feedback può davvero aiutarti a determinare cosa può essere migliorato nella tua organizzazione e come.

Documentare il contesto dell'organizzazione;

Una volta raccolte tutte queste informazioni, esse devono essere documentate; la norma è piuttosto esplicita in merito. Ma dove devono essere documentate? La prima scelta è creare un nuovo documento, e questo documento sarà qualcosa che l’organismo di certificazione richiederà al posto del Manuale della Qualità prima della verifica. La seconda scelta è includere questi nuovi requisiti nel Manuale della Qualità esistente. Ciò può essere molto pratico, dato che il Manuale della Qualità contiene alcuni dei vecchi requisiti, quindi dovrai aggiungere solo la parte relativa ai problemi interni ed esterni e alle parti interessate. Un altro vantaggio di questo approccio è che tutti conoscono già il Manuale della Qualità, quindi non ci saranno grosse variazioni nella struttura della documentazione; inoltre, i revisori della certificazione potrebbero continuare a chiederlo per abitudine

Monitoraggio e analisi regolare dei problemi interni e esterni; 

Il riesame regolare della direzione è necessario per monitorare i problemi interni o esterni dell’organizzazione. Una volta compreso il contesto interno, la direzione può condurre un’analisi esterna usando le metodologie “PEST” (Politica, Economica, Sociale, Tecnologica) e SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) e trarre un reale vantaggio da questo nuovo requisito, invece di limitarsi a soddisfarlo formalmente.

Management Academy ti affianca nel trasformare questa attività dal solito concetto "documentalo e dimenticalo" alla  raccolta delle informazioni utili attraverso la definizione del contesto che possono essere di estrema importanza per identificare gli spazi per il miglioramento e non dovrebbero essere date per scontate. Conoscere il contesto della tua organizzazione e le opinioni delle tue parti interessate può aiutarti a migliorare la tua organizzazione.





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