MAKIGAMI?  NON UN PIATTO GIAPPONESE, MA UNO STRUMENTO  PER TRACCIARE LE ATTIVITÀ NELL’AREA SERVIZI  DELLA TUA AZIENDA.
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news del 03/08/2017

MAKIGAMI? NON UN PIATTO GIAPPONESE, MA UNO STRUMENTO PER TRACCIARE LE ATTIVITÀ NELL’AREA SERVIZI DELLA TUA AZIENDA.

Ho introdotto la scorsa settimana uno degli strumenti utili ad evidenziare gli sprechi nella tua azienda.

Come ricorderai, evidenziare gli sprechi è la prima operazione da svolgere, se stai provando a trasformare la tua azienda secondo i principi della logica Lean.

Per raggiungere questi obiettivi, puoi avvalerti di alcuni strumenti:

1-     Value Stream Mapping
2-     Makigami
3-     Spaghetti Chart

Ti ho illustrato il primo di questi la scorsa settimana e oggi voglio parlarti del secondo.

Il Makigami è uno strumento fondamentale per analizzare più nel dettaglio i tempi delle diverse attività e il valore aggiunto che esse portano o meno.

Questo, nato in Giappone nei primi anni ’90, ha un’applicazione importante nei processi di servizio delle aziende manufatturiere (ad esempio settore marketing, amministrazione, acquisti, …), nei processi delle organizzazioni nel settore servizi e non meno importante, nella Pubblica Amministrazione.

Viene solitamente usato in combinazione con la Visual Stream Mapping e serve a rappresentare precisamente i processi di business laddove il prodotto non è “tangibile”.

Deming (consulente e manager statunitense) diceva:

“Solo nel 6% dei casi in cui qualcosa va storto si può dare direttamente la colpa a una persona, nel restante 94% la colpa è del sistema in cui la persona ha agito”

È molto comune infatti che in un’azienda, magari anche nella tua, l’organizzazione sia sommaria e superficiale e le persone si trovino in sistemi che inducono a commettere errori anziché in sistemi studiati per prevenirli.

Con il Makigami è possibile tenere traccia di carte e documenti, è possibile mappare ogni fase, attività o sotto-attività, visualizzando i difetti di un sistema, qualora questo non sia “tangibile”.

La compilazione del Makigami viene effettuata nell’ambito del Workshop Kaizen, nel quale il team della tua azienda deve analizzare in modo molto approfondito le varie attività della Value Stream, suddividendole ulteriormente ed evidenziando per ognuna le metriche più importanti.

Per compilare un corretto Makigami il team deve rispettare alcune semplici regole:

-         Condurre il workshop in un luogo vicino al processo sottoposto a miglioramento
 
-         Inserire nel team persone che lavorano quotidianamente al processo
 
-         Inserire nel team rappresentanti di clienti interni ed esterni
 
-         Predisporre tempi precisi per il workshop Kaizen
 
-         Raccogliere dati sui tempi delle attività, sui reclami e sui disservizi
 
-         Stabilire che una parete sia tappezzata con foglietti mobili
 
-         Evidenziatori di vari colori
 
-         Post-It di vari colori (uno per attività)
 
-         Un computer per tirare le somme
 
 
 
 
 
 
 

Sulla parete, la prima colonna a sinistra deve essere dedicata alle varie funzioni che partecipano al flusso di processo, nel caso delle aziende manufatturiere.

Accanto devi evidenziare le varie attività, collegate con delle frecce che indicano in quale direzione si muove il flusso e gli scambi tra funzioni; le attività devono essere quindi suddivise:

-         Attività a Valore Aggiunto (VA)
 
-         Attività che Non crea Valore Aggiunto, ma è necessaria per legge o per qualche motivo (N)
 
-         Attività a Non Valore Aggiunto, non necessarie (spreco puro)
 

Questo percorso che costruisci sulle Attività a Valore veramente Aggiunto crea il cammino critico su cui intervenire per l’ottimizzazione dei tempi e la riduzione degli sprechi e delle inefficienze.

Nella parte bassa del grafico devi inserire i tempi di processo e il Lead-Time dell’attività, ovvero il tempo complessivo (somma del tempo effettivo più attese, inefficienze, ritardi, ecc…).

 

Mappando precisamente tutte le Attività a Non Valore Aggiunto dei tuoi processi “non tangibili”, avrai una visione chiara e precisa dell’intero sistema che completa la Value Stream Mapping e potrai così partire in quarta con la tua trasformazione Lean!

 

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